tablica_lotow

Skończył się sezon urlopowy. FB pełen jest wspaniałych zdjęć z wakacji, ale mój kolega nie mógł iść na urlop, bo nie ma go kto zastąpić. Brzmi znajomo? A przecież zgodnie z kodeksem pracy:

  • pracownikowi w ciągu roku w zależności od stażu pracy przysługuje 20 lub 26 dni urlopu;
  • jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych;
  • czas na wykorzystanie urlopu z danego roku mija 30 września następnego roku kalendarzowego.

Retoryczny Quiz

Jesteś kierownikiem. Potrzebujesz pilnie dane jakimi dysponuje tylko pracownik, który właśnie jest na urlopie, co robisz?

  1. Dzwonisz do tego pracownika i prosisz, aby wysłał dane do firmy.
  2. Blokujesz temat do czasu jego powrotu, mimo że wstrzyma to decyzje w firmie.
  3. Robisz pracę samodzielnie. W końcu jesteś szefem i wiesz jak wykonywać pracę za swoich ludzi.
  4. Nie martwisz się, bo pracownik ma przeszkolonych zastępców, którzy wiedzą co, gdzie i jak. Macie też dostęp do plików na jakich pracował nieobecny pracownik.

Jeśli nie wybrałeś „jedynej słusznej” odpowiedzi 4. to być może doprowadzasz do sytuacji, w której pracownik nie ma możliwości do rzeczywistego odpoczynku. Jeśli już się wyrwie na urlop,  jego spokój jest zakłócany, co w efekcie prowadzi do ciągłego sprawdzania telefonu lub poczty. Oczywiście tydzień przed urlopem pracownik nadgania tematy na kolejny tydzień, a po powrocie nadrabia to czego nie wykonał wcześniej. A ty, spędzasz w pracy więcej czasu niż być chciał, piętrzą się zaległości bo twoja doba ma tylko 24 godziny. Dodatkowo, musisz się tłumaczyć z opóźnień lub gasić pożary.

Urlop jest planowany, ale sytuacja komplikuje się zdecydowanie bardziej kiedy nieobecność jest nagła, czasami bez możliwości kontaktu. Podczas rozmów rekrutacyjnych słyszałam niejednokrotnie od kandydatów z niewielkich firm, że jednym z powodów poszukiwania nowej pracy jest brak szansy na urlop u obecnego pracodawcy.

Nie ma mnie kto mnie zastąpić – odpowiadała księgowa p. Joanna – Żyję w ciągłym stresie, że jeśli coś mi wypadnie albo zachoruję i nie będę mogła chodzić do pracy, zostanę zwolniona. Przecież firma sobie beze mnie nie poradzi i to ja poniosę za odpowiedzialność.

Co więc zrobić? Jak?

Zacznij od opisu stanowiska.  Przejrzyj zakres obowiązków pracownika i ustal jakie sprawy muszą  się toczyć, niezależnie od jego nieobecności – to twój priorytet. Pamiętaj jednak o wszystkich zadaniach, niech one też mają plan B.

Wyznacz zastępców.  Przejęcie 100% obowiązków nieobecnego pracownika i wykonywanie wszystkich swoich zadań jest niewykonalne. Wprowadź zastępstwa częściowe, polegające na  podzieleniu zadań jednej osoby na dwie lub trzy inne.

Zastępcy – to nie stanowiska, dublujące osobę, którą zastępują. To osoby, które zajmują inne stanowiska, ale na wypadek nieobecności zastępowanego, potrafią wykonywać jego zadania.

Zadbaj o szkolenia. Zmobilizuj pracowników do wdrożenia współpracownika w wyznaczony do zastępstwa zakres obowiązków. Możesz  również zastosować pracę rotacyjną – zamieniasz  na jakiś czas pracowników na ich stanowiskach. Dzięki temu masz też większą elastyczność w tworzeniu grafików, planów urlopowych.

Standaryzuj realizowane zadania.  Opracujcie check-listy, zasady, informacje, procedury. Na przykład, jeśli w twojej firmie tylko sekretarka nadaje przesyłki kurierskie, zadbaj o opracowanie informacji, co, gdzie, jak i  z  kim załatwić aby nadać przesyłkę również podczas jej nieobecności.

Zapewnij dostęp do plików pracownika

  • Wprowadź konieczność pracy na dysku sieciowym, jeśli nie masz własnych serwerów skorzystaj z chmury
  • Stwórz wspólną przestrzeń dla wszystkich pracowników – niech widzą to co mają widzieć. Jest to wydzielone miejsce na dysku sieciowym, do którego dostęp mają wszyscy zainteresowani tematem i uprawnieni do tej wiedzy.
  • Zadbaj abyś jako przełożony miał dostęp do wszystkich służbowych plików twojego pracownika

Komunikacja

Jeśli zaczynasz wprowadzać zmiany spotkaj się z pracownikami, wytłumacz co robisz i dlaczego. Obejmij zmianami wszystkich pracowników. Nie doprowadzaj do sytuacji w której pracownik poczuje się zagrożony, że szykujesz się do jego zwolnienia.

Niech pozostali pracownicy wiedzą, kto kogo zastępuje. W każdym dziale powieś w widocznym miejscu listę z nazwiskami pracowników, osób, które ich zastępują oraz podstawowy zakres tego zastępstwa.

Jeśli stanowisko wymaga dobrych i długotrwałych relacji z osobami z zewnątrz, np. z klientami, dostawcami, warto aby jeszcze na etapie szkolenia,  pracownik, którego obowiązki są częściowo przejmowane sam poinformował klientów o możliwym zastępcy.

Im mniejsza firma tym jest trudniej. Co zrobić kiedy jest to np. jedyny informatyk, księgowa, kadrowa etc.?

Poważnie przemyśl outsourcing, czyli całkowite zlecenie firmie z zewnątrz realizację usług.  Zawierając odpowiednie umowy, ograniczasz ryzyko braku wsparcia i często zyskujesz dodatkowe oszczędności. Niezależnie jednak czy to twój pracownik czy firma zewnętrzna, wymagaj aktualizacji wszystkich dostępów (loginy i hasła) do aplikacji, programów, stron których właścicielem jest twoja firma.

 

 

Urlop (nie)podpisany. Jak zapewnić zastępców?
Tagi: